档案数字化的流程规范与操作指南

      档案数字化的流程规范和操作要点实际上是一套确保数字档案质量和可用性的规则。从组织纸质档案到归档数字资源，每一步的标准化直接影响数字化的可用性和价值。根据这套标准，整个过程将是顺利和快捷的。 ​
      在准备之初，重要的是把文件组织清楚，适当调整设备。首先，你需要统计所有需要档案数字化的文件，根据它们形成的时间、它们谈论的内容或它们可以存储的时间对它们进行分类，并删除重复和无用的文件，以便以后可以准确地工作。那些严重损坏的文件需要先修复。使用无酸胶水将撕下的页面粘在一起，并用衬纸加固易碎的纸张，以防止扫描过程中进一步损坏。设备调试不应粗心大意。扫描仪需要调整分辨率和颜色参数。文本文件应在黑白模式下扫描得更快，而图像文件应在彩色模式下扫描以保留细节。扫描前将扫描仪的玻璃面板擦拭干净，否则会有灰尘，扫描对象会不清楚。需要在计算机上安装特殊的管理软件，并指定一个单独的地方存储文件，以便将来可以轻松定位和查找数字文件。 ​
      扫描步骤是否做好直接影响档案数字化的质量。扫描时，文件应平放，不得滚动或起皱，否则扫描的物品会变形。如果绑定在一起的文件无法打开，请使用可以扫描边缘的扫描仪，尽量不要使绑定区域不完整。扫描清晰度通常设置为300dpi，以便在不占用太多空间的情况下清晰地看到文本。对于工程图纸等特殊情况，需要将其设置为600dpi才能扫描所有细节。扫描时，您需要密切关注它。如果您发现它不清楚、弯曲或遗漏，请尽快再次扫描。不要等到以后再返工。每批扫描的文件都必须分配一个与原始文件存储位置相对应的编号。此编号将持续使用，以便将来可以同时找到数字文件和原始文件。 ​
      在处理扫描图像时，必须在标准化和保留原始图像之间取得平衡。扫描图像需要切掉多余的边缘，但文件本身的纸张图案和污渍需要保留。不能盲目编辑以更改文件的原始外观。图像是弯曲的，需要校正，字符的方向应该一致，便于查看和查找。逐一处理批次时，亮度和对比度应使用相同的参数，因此不要逐一扫描文件，看得太远。处理后的图像应根据文件编号命名，包括完整的文件编号、年份以及可以存储多长时间。创建标准化的文件名以便于管理。在完成每一批后，你必须随机抽取10%的文件来匹配原始文件，确保内容完整，没有留下任何东西。 ​
      在档案中添加描述性信息是使档案数字化更有用的关键一步。根据文件类型，确定要写入哪些信息，如文件编号、标题以及文件何时写入，并记住照片和视频文件的时间、地点和拍摄内容。这些信息需要直接从原始文件中复制，以确保准确性。如果它们显得模糊或不完整，请在笔记中清楚地解释，而不是盲目猜测。